Научно-техническая (архивная) обработка документов постоянного срока хранения и по личному составу.

В каждой организации за период деятельности накапливается большое количество документов. Это документы по личному составу:

- приказы о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, продлении трудовых договоров, присвоении категорий, разрядов, классов и др.;

- расчетно-платежные ведомости, лицевые счета или расчетные листки по заработной плате;

- личные карточки;

- личные дела уволенных работников;

- документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, иных комиссий;

- документы по аттестации рабочих мест;

-документы об авариях, несчастных случаях на производстве. В организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, откладываются документы постоянного срока хранения:

- учредительные документы;

- приказы по основной деятельности;

- годовые планы;

- протоколы;

- штатные расписания;

- годовые отчеты;

- годовые статистические отчеты и др.

Все эти документы должны быть сформированы и оформлены в соответствии с действующей «Инструкцией по делопроизводству в государственных и иных организациях», утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 г. № 4.

Согласно инструкции документы группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм. Листы в делах постоянного хранения и по личному составу систематизируются по хронологии, алфавиту, нумеруются, в конце дела оформляется лист-заверитель дела, в котором указывается количество листов в деле. Дела подшиваются, обложки дела оформляются в соответствии с требованиями инструкции.

На оформленные дела постоянного хранения и по личному составу составляются две отдельные описи.